공문서 작성 방법

공문서 작성 방법

 

1. 문서의 구성요소

공문서의 대표적인 형태인 기안문과 시행문은 크게 두문, 본문, 결문으로 구성된다.

 

▶ 두문

1) 발신기관명-우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스번호

2) 분류기호 및 문서번호

3) 시행일자-보존기간

4) 수신란-경유, 수신, 참조

 

▶ 본문

1) 제목    2) 내용    3) 첨부물 표시

 

▶ 결문

1) 발신 명의    2) 수신처란

 

2. 기안문서의 작성

 

(1) 기안문의 작성순서

가. 목적파악-작성하는 목적, 즉 작성이유, 기대효과 결재권자의 의도 및 지시내용, 그리고

    접수문서의 내용 등을 정확히 파악한다.

나. 정보수집과 선택-관계법령, 행정관례, 참고문헌 등을 찾아보고 작성목적에 따라 필요한

    내용을 선택한다.

다. 초안-수집, 선택한 정보를 가지고 기안 목적에 맞게 초안한다.

라. 본안-기안문의 중점 내용을 분명히 하여 문장을 구성하고, 상대방의 입장에서 이해하기

    쉽게 표현하여 본안을 작성한다.

마. 확인-작성 후 반드시 검토하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분이 없나 확인한다.

 

(2) 기안문의 작성원칙

   가. 정확성: 6하원칙에 의거한 내용 작성과 문장부호에 신경 쓴다.

   나. 용이성: 읽기 쉽고 알기 쉽게 표현하며,가급적 전문용어,어려운 한자,은어, 비어 등은

       피한다.

   다. 간결성: 꼭 필요한 내용만 간략히 쓰고,문장을 서술 나열하기보다 항목을 구분하여 쓰

       도록 한다.

   라. 경제성: 용지와 서식을 통일하여 쓰고, 소속 기관에서 자주 쓰이는 문장을 익혀 둔다

 

(3) 기안문의 작성방법

 

A. 발신기관

가. 발신기관명

a. 해당문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며, 내부결재문서, 대내문서, 대외문서에 상관

   없이 기안 자가 소속된 기관의 명칭을 쓴다.

b. 기관명은 용지 위에서 3cm, 글자길이는 최소한 6-8cm로, 글자간격은 고르게 하여 정

   중앙에 위치 시킨다.

 

나. 우편번호 및 주소

a. 기관명에서 1줄을 띄우고 우편번호와 주소를 기재한다.

b. 주소가 길 경우는 도/시/군/면/리 같은 글자를 생략하여 간단히 표기한다.

다. 전화번호

a. 우편번호 및 주소와 같은 줄에 기재한다.

b. ( ) 안에 지역번호, 그 다음에 국번과 번호를 기입하며, 기관 내부문서의 경우에는

   구내전화번 호를 기재한다.

라. 전송번호 - 전송번호는 좌우측 기본선의 3/4에 해당하는 지점에 슬래시(/)를 하고 전

    화번호의 작성요령과 같이 표기한다.

마. 담당자

a. 문서를 수신한 기관이 문서 내용에 관해 발신기관에 문의 또는 협의할 때 활용할 수

   있도록 하기 위해 기재한다.

b. 담당자의 마지막 글자가 오른쪽 가장자리 선과 접하는 지점에 적는다.

 

B. 문서번호

   문서번호는 문서관리의 전산화와 문서검색을 용이하게 하며, 특정문서를 인용하고자 할 때

   편리하다.또한, 문서의 분류, 보관 등 관리를 쉽게 한다.

 

가. 기관기호 - 문서를 작성한 기관명의 약호를 두글자를 원칙으로 쓰며,숫자인 경우 한글

    로 표기함

    예) 총무처 사무능률과 -> 사무, **전문대학 교무과 -> 교무

        감사원 3국 2과 -> 삼이

나. 분류번호

a. 행정기관에서 작성하는 공문서는 효율적인 분류, 보관, 보존, 검색을 위해 19개 주

   요기능으로 나누고, 10진법으로 분류하여 관리한다.

b. 문서의 분류구성체계는 다음과 같다.

i. 1차 분류기호(대분류)-첫째,둘째 자리 수(원/부/처의 관장사무)

ii. 2차 분류기호(중분류)-셋째 자리수(원/부/처의 실/국/부 분장사무)

iii. 3차 분류기호(소분류)-넷째 자리수(원/부/처의 과 분장사무)

iv. 4차 분류기호(세분류)-다섯째 자리수(단위업무별 분장사무)

c. 위 분류체계를 사용하지 않는 기관은 연도별 일련번호, 누년 일련번호, 그리고 연도

   표시 일련번호를 사용한다.

다. 문서등록번호

a. 문서가 작성된 후 등록, 발송시 부여하는 문서등록번호는 처리과별로 문서등록대장에

   등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여한다.

b. 그러나, 일부 공.사기업체나 단체에서는 문서등록번호 대신 문서발송번호를 기입하기

   도 한다.

 

C. 시행일자

시행일자는 문서를 시행한 날짜, 즉 문서가 효력을 발생하는 날짜를 적게 된다.

연월일은 마침표(.)를 찍어 표시하며, 연도는 반드시 네자리로 표기한다.

 

D. 수신처 보존기간

가. 기안문서의 보존기간은 '공문서 분류 및 보존에 관한 규칙'에 정해진 단위업무별 보존

    기간을 기재하며, 명시되어 있지 않은 경우에는 일반 기준에 따른다.

나. 시행일자 뒤에 2타를 띄우고 ( )로 표시된 곳에 수신처에서 문서를 보존하는 기간을

    적는다. 단, 행정기관이 아닌 곳에 보내는 경우에는 기재하지 않는다.

다. 보존기간은 영구, 30년, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년이다.

 

E. 수신기관

가. 경유 - 수신처에 앞서 경유할 기관이 있는 경우, 그 기관명을 기재한다. 경유가 있을

    경우에는 먼저 경유기관으로 발송한다.

나. 수신 - 수신기관이 한 기관인경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이

    상일 경우 에는 수신란에 '수신처 참조'라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 '수신처:

    수신처 기호 또는 기관명'을 기입한다. 기관 내부의 기안문일 경우는, 수신란에 '내부

    결재'라고 기재한다.

다. 참조 - 문서를 직접 처리할 최하위 보조기관, 즉 주무부서장(과장급)을 기재한다.

 

F. 문서처리인

가. 취급 - 결재권자가 결재시 그 내용이 비밀사항이거나, 비밀사항이 아니라도 누설될 경

    우 이익을 해할 우려가 있는 사항은 그 발신방법을 '암호' 또는 '음어'로 지정하고,

    이 경우 기안문의 취급란에 '암호' 또는 '음어'라고 표시한다. 또한, 전신, 전신타자,

    전화, 모사전송 또는 전산 망으로 발신하는 문서는 기안문의 '취급'란에 '전신', '전

    신타자', '전화', '모사전송' 또는 '전산망'의 표시를 해야 한다.

나. 기관장 - 당해 기관장의 직명을 간략하게 기재하고, 그 아래 결재란에 서명한 후 반드

    시 결재한 날짜를 기재한다.

다. 보존 - 문서를 작성한 기관에서 보존해야 하는 보존기간을 적는다. 보존기간은 영구,

    30년, 20 년, 10년, 5년, 3년, 1년이 있다.

라. 보조기관 - 결재권자를 보좌하는 직속 하급자를 말하며, 기안문은 결재권자의 결재를

    받기 전에 보조기관 또는 보좌기관의 검토를 받아야 한다. 전결이나 대결의 경우는 보

    조기관란에 자신의 직급을 쓰고 오른쪽 빈칸에 '전결' 혹은 '대결'을 써준다. 그리고

    나서 기관장의 결재란에 자신이 서명을 한다. 이때, 대결하는 문서로 결재권자의후열을

    받아야 하는 문서의 경우에는 결재란 안의 우측여백에 '후열'이라 써주고, 후에 결재

    권자의 후열을 받아야 한다.

마. 기안 - 기안한 자는 문서처리인의 기안자란에 성명을 쓰고 서명한다. 총괄책임자 또는

    업무분담 자가 기안문에 대해 검토 등을 하는 때는 기안문의 협조란 안의 아래부분에

    서명하되, 그 내용과 다른 내용이 있을 시에는 기안문의 해당 서명란에 '의견첨부'라

    고 쓰고, 의견을 표시한 곳에 서 명해야 한다.

바. 협조 - 기안문의 내용이 다른 보조기관이나 보좌기관 또는 다른 기관의 업무와 관련이

    있을 경우 에는 그 기관의 협조를 받는다. 협조자는 직위를 협조란 좌측에 쓰고 우측

    란에 서명한다. 협조 과정에서 기안문내용과 의견이 다른 경우에는 기안문의 해당 서명

    란에 '의견첨부'라고 쓰고 의견을 표시한 곳에 서명해야 한다. 기안문에서의 협조자는

    최상급보조기관이어야 하며, 최저 과장 이상인 자여야 한다.