공문서 작성 요령

공문서 작성 요령

 

 

1. 공문서의 개념

문서의 문자 또는 기호를 사용하여 어떤 특정인의 구체적 의사를 연속적인 상태로 표시한 것이라 할 수 있다. 기관의 정책사항은 그 기관의 의사의 결정,표시로서 나타나며, 기관의 의사는 특별한 경우를 제외하고는 문서의 형태로 표시 되는데, 이것이 곧 공문서이다.

공문서는 각급 기관이 그 직무상 작성,시행,보존하는 등 행정기관의 활동과정에서 생산된다. 따라서 공문서가 유효하게 성립되기 위한 일반적 요건은 다음과 같다.

  ① 당해 기관의 의사표시가 명확하게 표시될 것

  ② 내용적으로 위법,부당하거나 시행 불가능한 사항이 없을 것

  ③ 당해 기관의 권한 내 사항 중에서 작성될 것

  ④ 법령에 규정된 절차에 따라 형식이 정리될 것

 

2. 문서의 필요성

'모든 사무는 문서에서 시작하여 문서로서 끝난다.'고 할 수 있다.

오늘날 사무자동화기기 등 사무활동 매체가 급격히 발전하고 있으나 기본적인 매체는 역시 문서인 것이다.

문서의 주요기능은 의사전달과 의사보존이라고 할 수 있으며, 일반적으로 다음과 같은 경우 문서가 필요하다.

(1) 내용이 복잡하여 문서가 없이는 당해 업무의 처리가 곤란할 때

(2) 사무처리결과의 증빙자료로서 문서가 필요할 때

(3) 사무처리의 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요할 때

(4) 사무처리에 대한 의사유통이 대화로는 불충분하여 문서에 의한 소통이 필요할 때

(5) 사무처리의 결과를 일정 기간 동안 보존할 필요가 있을 때

 

3. 문서처리의 원칙

1) 즉일처리의 원칙

문서는 내용 또는 성질에 따라 그 처리기간이나 방법이 다를 수 있으나 효율적인 업무수행을 위하여 그날로 처리하는 것이 바람직하다.

 

2) 책임처리의 원칙

문서는 여러 단계를 거쳐 처리되므로 정해진 사무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속,정확하게 처리하여야 한다. 문서처리에 있어서 어느 선까지 결재를 받을 것인가 또는 내용에 따라 과와의 관련성 등을 고려하여 필요한 조치를 하여야 하며, 문서시행 후 기관내부의 다른 과와 의사불일치로 인하여 행정업무 추진의 통일성,일관성이 결여되지 않도록 하여야 한다.

 

3) 법령적합의 원칙

문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물론 권한 있는 자에 의해 작성,처리되어야 한다. 따라서 중요한 요건을 결함으로써 문서의 신뢰성을 저해하거나 법령위반 등의 문제가 발생하지 않도록 하여야 한다.

 

4. 용지의 여백

   문서의 편철 및 관리상의 필요에 의하여 용지에 일정한 여백을 둔다.

 

  * 문서의 여백

   1) 위로부터 3㎝            2) 왼쪽으로 부터 2㎝

   3) 오른쪽으로 부터 1.5㎝   4) 아래로 부터 1.5㎝

 

5. 문서의 용어

  (1) 글 자 : 쉽고 간명하게 한글로 작성하되 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

  (2) 숫 자 : 아라비아 숫자를 쓴다.

  (3) 연 호 : 서기연호를 쓰되 '서기'는 표시하지 않는다.

  (4) 날 짜 : 숫자로 표시하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다.

              (예시 : 2012. 1. 25)

  (5) 시 분 : 24시각에 따라 숫자로 표시하되 시.분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어

             구분한다. (예시 : 오후 3시 20분----- 15:20)

 

6. 항목의 구분

  1) 각 항목의 표시위치 및 띄우기

    가) 첫째 항복부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작하고, 그 다음 항목부터는 바로 앞 항

        목의 위치로부터 2타(즉, 영문과 숫자 2자, 한글로 1자)씩 오른쪽에서 시작한다.

    나) 항목부호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

 

  * 항목구분의 예

      (예시 : 항목의 구분, 표시위치 및 띄우기)

 

수신: 0000 (주) 

참조: 000 과장

제목: 문서작성요령

 

1. * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ (첫째 항목)

가. * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@@@@@ (둘째 항목)

(1) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@@@ (셋째 항목)

(가) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@ (넷째 항목)

1) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@ (다섯째 항목)

가) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@ (여섯째 항목) 

 

참고 : #표시는 2타(한글1자), *표시는 1타(숫자 1자)를 띄움.

 

* 하나의 본문 아래 항목구분 예

(예시 : 항목의 구분, 표시위치 및 띄우기)

 

수신# @@@@@

참조# @@@@@

제목# 문서관리교육 실시

# # # 문서관리교육을 다음과 같이 실시하오니 참석하여 주시기 바랍니다.

# # # 1. * 일 시 : 1998년 12월 10일 (월) 13:00

# # # 2. * 장 소 : 회의실

# # # 3. * 참석대상 : 일반행정 실무자. # 끝.

 

참고 : #표시는 2타(한글1자), *표시는 1타(숫자 1자)를 띄움.

 

7. 문서의 '끝' 표시

  (1) 본문이 끝났을 경우 1자 띄우고 '끝'자를 쓴다.

  (2) 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시를 한 다음에 1자 띄우고 '끝'자를 쓴다.

  (3) 본문 또는 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우 다음 줄의 왼쪽 기본선에서1자 띄

      우고 '끝'자를 표시한다.

  (4) 기재사항이 서식의 중간에서 끝나는 경우는 기재사항 마지막자 다음에 '이하 빈칸' 표시를 하

      며,기재사항이 서식의 마지막까지 작성되는 경우에는 칸밖의 오른쪽 아래에 '끝'자를 표시한다

 

8. 첨부물의 표시

   문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 기타 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 첨부

   의 표시를 한다.

 

( 예 시)

 

(본 문) --------------------------------------------- @@@ 하시기 바랍니다.

 

첨 부 # 1.* 000계획서 1부.

        2.* 000서류 1부. # 끝.