1. 문서는 간단·명료해야 한다
문서의 기본은 무엇보다도 간단·명료한 내용을 담아야 한다. 즉, 누가 읽어도 쉽게 이해할 수 있는 내용으로 문서가 작성되어야 한다.
따라서 작성된 문서의 내용이 해석에 따라 그 의미가 달리지지 않도록 하여야 하며, 간결하고 명확한 의사전달이 될 수 있도록 하여야 한다. 그러나 문장 자체가 간단한 것임에는 틀림없지만 명료하지 못함으로 인해 문제가 발생할 수 있다. 즉 애매한 표현으로는 상대방을 결코 납득시키지 못하고 최종적으로 오해만 불러 일으키는 결과만 초래될 것이다.
2. 비즈니스 문서는 결론이 먼저다
비지니스문서는 다른 문서와 달리 결론이 먼저 나온다. 문장의 구성에서 기승전결(起承轉結)의 형태가 일반적인 문장구성법이라 할 수 있으나, 기업에서 이용되는 문서형태는 전달하고자 하는 내용이 먼저 나오는 결기승(結起承)의 형태이다.
또한,비지니스문서는 일반적으로 일정한 기본형식을 지닌다.
특히 형식적인 모양이나 격식, 가로.세로쓰기의 형태,적절한 언어표현 등 용도나 상대방에 따라 그 내용 및 형식이 달라진다.
3. 주어·술어의 관계가 명확한 짧은 문장이어야 한다
문장을 쓰는 것은 다른 사람이 읽게 하기 위한 것이므로 되도록 읽기 편하고 내용의 이해가 쉽도록 써야 한다.
한 문장의 길이가 아주 길면 아무리 단순한 내용의 문장이라도 한눈에 그것을 쉽게 읽고 내용을 파악할 수가 없다. 그래서 그 문서는 어렵고 복잡한 문서로 취급되기 쉽고 상대방의 관심을 끌 수 없는 것이다.
문장이 간단·명료하게 기술되어야 한다는 것은 아무리 강조해도 지나치지 않으나 과연 어떤 문장이 간단하고 좋은 글일까?
좋은 글은 되도록 짧은 문장으로서 일반적으로 15자에서 40자 이내의 문장이 상대방의 이해나 읽기 편한 문장이 될 것이다. 따라서 좋은 글은 주어·술어의 관계가 명확한 짧은 문장을 모으는 수법으로 서술한다. 그렇게 하면 글이 비록 길어진다 하더라도 쉽게 읽고 이해할 수 있을 것이다.
4. 문서작성자는 조직의 대변자이다
기업내에서 문서를 작성하는 담당자는 대부분이 관련 업무 실무자들이다.경영자 본인이 직접 작성해야 하는 문서도 더러는 있겠지만 대다수의 기업에서 문서작성 실무를 담당하는 자는 해당 업무 실무자들이다. 그래서 문서작성자는 비지니스 문서를 작성할 때 그 조직을 대표한다는 마음자세로 조직의 의사를 명확하게 전달되도록 문서를 작성하는 것이 더욱 중요하다.
특히 문서작성시 관련 문서내용이 기업의 경영방침이나 조직의 의사에 부합되는지 여부를 충분히 검토하여야 하며, 작성자 개인의 사사로운 의사가 개입되지 않도록 주의하여야 한다.
5. 문서의 작성요령
문서작성시에 위에서 언급한 몇가지의 원칙이외에도 문서작성요령을 알면 더욱 편하고 실수없이 좋은 문서를 만들 수 있다. 따라서 문서작성 시에 참조할 만한 요령을 살펴보면 다음과 같다.문장은 짧고, 간결하게 작성하도록 한다.
문서의미 전달에 문제가 없다면 끊을 수 있는 부분은 가능한 끊어서 문장을 짧게 만든다. 문장표현에서 되도록 기교를 피하고 실질적인 내용을 담을 수 있도록 한다.
상대방이 이해하기 쉽도록 우회적인 표현이나 현혹적인 문구는 쓰지 않도록 하여야 한다.
문서의미의 전달에 그다지 중요하지 않은 경우에는 한자사용을 자제하도록 하며, 상용한자의 범위 내에서 사용하는 것이 상대방의 문서이해에 도움이 될 것이다. 문장표현시에 되도록 간결체로 쓰는 것이 의미전달에서 가장 이해가 빠를 것이다.
문장은 긍정문의 형식으로 써야 한다.
부정문이나 의문문의 형식은 되도록 피하도록 한다. 적절하게 행과 단락을 나누어 문서가 난잡하게 보이지 않도록 하여야 하며, 그 내용에 따라 알맞게 행과 단락을 바꾸도록 한다.
문서의 내용를 일목요연하게 파악할 수 있도록 간단한 표제를 붙이는 것도 상대방이 쉽게 내용을 이해하는데 도움이 된다.
문서의 주요한 내용을 먼저 쓰도록 한다.
즉, 결론을 먼저 쓰도록 하는 것이 비지니스 문서의 핵심이다.
6. 문서작성시의 주의사항
① 문서는 육하원칙에 의해서 써야 한다.② 문서는 그 작성시기가 중요하다.
③ 문서는 한 사안을 한 장의 용지에 작성해야 한다.
④ 문서작성 후 반드시 다시 한 번 내용을 검토해야 한다.
⑤ 문서의 첨부자료는 반드시 필요한 자료외에는 첨부하지 않도록 한다.
⑥ 문서내용 중 금액, 수량, 일자 등의 기재에 정확성을 기하여야 한다.
⑦ 문장표현은 작성자의 성의가 담기도록 경어나 단어사용에 세심한 신경을 써야 한다.
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