1.명 함
(1) 명함의 정리방법
① 명함을 크기,두께,글씨방향,한자,한글,영문 등을 기준으로 하여 일괄적으로 분류한다.
② 명함은 깨끗하게 소중히 취급한다.
③ 명함 뒤에는 받은 일시와 그 사람의 특징, 상황 등을 메모하여, 해당가이드의 뒤에 꽃아둔다.
④ 주소·연락처·직함·회사명등이 바뀐 명함은 즉시 수정한다.
⑤ 언제라도 필요할 때 사용할 수 있도록 항상 최근의 명함을 구비해 놓는다.
⑥ 1년에 1회 정도는 정기적으로 불필요하다고 생각되는 명함을 폐기한다.
(2) 명함의 분류방법
① 성명을 기준으로 한 분류: 가나다순으로 분류하는 방법으로 명함이 많지 않은 경우에 효과적
② 회사명을 기준으로 한 분류: 회사명을 가나다순으로 분류하고, 그 다음에 성명을 가나다순으로
배열한다. 그리고 각각의 회사명마다 앞에 회사명을 쓴 컬러카드를 꽂아 두면 찾기가 쉽다.
또 하나의 방법은 위의 컬러카드에 그 회사에 속한 개인의 이름을 적어 두는 것이다. 이것은
회사 명은 외우고 있는데, 개인명을 잊었을 때 쉽게 찾아 볼 수 있는 방법이다.
(3) 명함의 정리도구
명함의 정리도구에는 명함정리상자, 명함첩, 회전식 명함 정리구 등이 있다.
① 명함정리상자: 케이스속에 분류된 가이드를 세우고, 그 뒤쪽에 명함을 카드식으로 정리하는 것
이다. 가이드에는 상호명·단체명·성명·업종명 등에 따라 분류하여 가나다순으로 명함을 세
워 놓는다. 하나의 구역에는 1∼10매 정도를 넣을 수 있다.
명함정리상자에는 명함을 빽빽하게 끼우지 말고 여유를 남겨 두어야 해당 명함을 찾기가 용이
하다. 그러므로 명함이 많아지면 또 다른 상자를 사용하도록 한다. 명함정리상자는 명함을 찾
고 나서 일일이 꺼내 보아야 되는 번거로움이 있으므로, 회전식 명함 정리구를 사용하면 편리
하다.
② 명함첩: 투명한 비닐포켓에 끼워 넣는 방식으로, 가나다순의 색인이 필요하다. 끼워 넣고 빼기
가 불편하다는 단점이 있으나, 한 눈에 수십 자의 명함을 파악할 수 있고 명함의 교환이 쉽다
는 장점이 있다.
③ 장부식 명함정리첩: 명함의 네 귀퉁이를 장식고정 붙임 부분 안쪽에 끼운다. 가나다순의 색인
을 만들어야 하며, 명함수가 적을 때 사용하면 좋다. 보기 좋게 만드느라 시간이 걸린다는 단
점이 있으나, 일단 정리가 된 후에는 갈끔하다는 느낌을 준다.
2. 스크랩 정리
(1) 스크랩의 방법
① 스크랩할 기사에 붉은 색으로 선을 긋고, 중요대목에 밑줄을 긋는다.
② 신문은 다음 날 또는 3∼4일 후,잡지는 다음 호가 온 후에 스크랩을 한다
③ 신문의 앞,뒤를 모두 스크랩해야 할 경우에 한 면은 복사를 해서 사용한다
④ 스크랩한 기사에는 발간사항(신문명,잡지명,연월일,호,페이지)과 건명(件名)을 기재한다.
⑤ 오려낸 기사는 한 장에 한 건씩 스크랩한다.
⑥ 오려낸 기사를 정리할 때는 문서정리방법을 참고로 한다.
(2) 스크랩의 정리용구
① 스크랩북(scrap book): 스크랩할 기사는 주제별로 분류하고, 주제별로 한권씩 스크랩북을 준비
하여 날짜 순으로 붙여 나간다. 스크랩북은 보통 제본이 되어 있으므로, 관련기사를 덧붙이거
나 분류를 고쳐야 할 때 불편하다는 단점이 있다.
② 문서정리식 정리방법(vertical file): 오려낸 것이 수효가 많고 분류가 복잡할 때는 대지에 붙
여서 파일에 철하거나 폴더에 넣어서 파일박스에 정리하는 것이 편하다. 분류는 주제별로 하
고, 적어도 3개월에 한번씩은 잘라낸 기사를 점검하고 일반 서류와 같이 보존과 폐기절차를 밟
는다.
(3) 신문의 비치
신문은 최근 3∼4일 분은 종류별로 걸이대(hanging frame)에 걸어 비치해 둔다.
3. 카탈로그·팜플렛·도서·잡지정리
(1) 카탈로그(catalog)·팜플렛(pamphlet)
카탈로그와 팜플렛은 상품별(자사 상품, 라이벌사 상품, 외국 상품, 관련 상품 등)로 분류하여 보
관하되, 오래된 것은 폐기하고 최신의 것만 보관한다.
카탈로그는 관계 부서인(印)과 수납 날짜 인을 찍고,크기가 다양하므로 행잉폴더(hanging folder)
에 넣어 서랍에 걸어둔다. 행잉 폴더는 무거운 것을 넣어도 구부러지거나 쳐지지 않는다.
일련번호가 있는 팜플렛은 잡지와 마찬가지로 취급하고, 각 호마다 독립한 표제가 있어서 체제가
정비되어 있다면 단행본으로 처리해도 좋다. 개별팜플렛은 저자별, 주제별로 정리해도 좋다.
(2) 도서·잡지
도서·잡지가 도착되면 접수인을 찌고 도서대장에 도서명, 저자명, 출판사명, 규격, 가격, 발행
날자 등을 기록한다.
잡지는 잡지대장에 수납일을 메모해 두어 누락되지 않았는가를 확인하고,반년이나 1년 분을 정리
하여 합본한다. 그리고 회사가 구입한 도서·잡지는 추후 '회람'의 부전지를 붙여 사내직원들에
게 회람시키고, 집무실과 응접실에는 최신호의 잡지만을 꽂아둔다
4. 도면·전산서류 정리
(1) 도면 정리의 방법
① 우선 도면의 번호를 확인한다.
② 도면의 분류는 제품별, 거래처별 등으로 한다.
③ 개개의 도면을 별도로 정리하지 않고, 도면들을 상호 관련시켜 정리한다.
(2) 도면 정리용구
① 두루마리로 말 수 있는 것: 롤맵(roll map) 보관용구나 도면용상자 또는 도면용각통을 이용
② 두루마리로 말 수 없는 것: 작은 크기의 도면은 행잉 폴더나 서랍에 세워 서 보관하고, 큰 크
기 의 도면은 행잉 타입의 특수 부속품에 도면을 끼워서 달아매거나 서랍에 차곡차곡 재어 놓
는다.
③ 접는 것이 가능한 것: 도면을 접어서 폴더에 넣어 파일 캐비닛에 세워 보관하거나 바인더를 사
용 하여 선반에 가지런히 세워 놓는다.
④ 마이크로필름으로 된 도면: 펀치 카드용 캐비닛,롤 필름용 캐비닛,마이크로피시용 캐비닛 등을
이용하고, 그 외에도 목적과 장소에 따라 도면용 각 봉투를 선택해서 사용한다.
(3) 전산서류의 정리방법
전산서류는 행잉 폴더에 삽입하여 캐비닛에 가지런히 걸어 놓거나, 레터바인더에 넣어 표지를 붙
여 선반에 가지런히 놓는다.
5. 카세트테이프·비디오테이프·컴퓨터디스켓 정리
카세트 테이프, 비디오 테이프, 컴퓨터 디스켓 등은 부적절한 온도와 습도, 부주의, 잘못된 조작 등으로 테이터가 파괴되는 경우가 많으므로 중요한 것들은 한 부씩 더 복사해 두는 것이 좋다.
(1) 카세트테이프 정리방법
① 녹음 즉시 녹음일자와 내용을 붙인다. 제목은 자세히 기입을 한다.
② 일련번호를 붙이면 카세트 테이프 내용의 확인과 검색이 용이해 진다.
③ 검색용 카드를 만들어 놓으면 카세트 테이프를 쉽게 찾을 수 있다. 카세트 테이프 각각에 해당
하는 카드를 1매씩 만들어서 녹음일자, 내용, 제목, 일련번호 등을 기입해 둔다.
(2) 비디오테이프의 정리방법
① 녹화즉시 녹화일자와 제목을 기록한다.
② 하나의 테이프에 한 프로그램만 녹화한다.
(3) 컴퓨터디스켓의 정리방법
① 각각의 파일마다 명확한 제목을 부여한다.
② 플로피 디스크 표면의 라벨(label)에 파일리스트을 작성해 둔다.
③ 플로피 디스크에 프로텍트를 걸어 놓으면, 파일삭제나 추가가 불가능하므로 부주의로 인한 데
이터의 손상을 막을 수 있다.
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